بررسي نظارت با تأكيد بر خودكنترلي جهت ارتقاء سلامت اداري در ايران اسلامي

سال سوم، شماره اول، پياپي 7، پاييز و زمستان 1392، ص 43 ـ 58

علي نجات‌بخش اصفهاني / دكتراي مديرت منابع انساني، دانشگاه پيام نور ايران

عبدالهادي مطهري / كارشناس ارشد مديريت اجرايي (استراتژيك)، شركت آبفاي قم Motahary_313@yahoo.com

دريافت: 9/ 9/ 1392 ـ پذيرش: 5/ 12/ 1392

چكيده

سه وظيفه اصلي هر مدير برنامه‌ريزي، سازماندهي و نظارت است. نظارت با هدف اعمال اصلاحات لازم براي پيشگيري از ايجاد انحرافات انجام مي‌شود. ازآنجاكه مباني نظري رايج در كنترل، بر حداكثر كنترل بيروني قرار دارد و با مباني فرهنگي كشورمان، كه خدامحوري و كنترل دروني است منافات دارد، هدف اين مطالعه توصيفي، كه روش جمع‌آوري اطلاعات به شيوه كتابخانه‌اي انجام شده است، دستيابي به نظامي در حوزة نظارت بر مبناي مفاهيم اسلامي ـ ايراني است. هدفي كه در نظام كنترل اسلامي دنبال مي‌شود، ارائه نظامي است كه در آن بتوان با كاهش اعمال نظارت خارجي، يك شخصيت سالم انساني، كه در برابر انواع آلودگي‌ها از خود مقاومت نشان مي‌دهد را فراهم كرد. نتيجة اين مقاله، استفاده از نظارت با تأكيد بر خودكنترلي در سازمان‌هاي اجرايي كشور است. اين رويكرد نظارتي، ريشه در فرهنگ اسلامي كشورمان دارد؛ به‌كارگيري آن با ايجاد بسترهاي مناسب در نظام اداري و نهادينه‌سازي آن ممكن خواهد بود.

كليدواژه‌ها: نظارت، كنترل، خودكنترلي، ارتقا سلامت اداري، رويكرد اسلامي ـ ايراني.


مقدمه و بيان مسئله

برخي صاحبنظران، مديريت را فراگرد برنامهريزي، سازماندهي، رهبري و كنترل فعاليتهاي اعضاي سازمان و استفاده از همه منابع موجود سازماني، براي دستيابي به هدفهاي آن تعريف كردهاند (علاقهبند، 1387، ص 18)، در سلسله وظايف هر مديري، نظارت و كنترل از مهمترين وظايف اوست؛ زيرا مسئوليت نهايي مدير در يك سازمان، در كنار قدرت، اختيار، و نفوذ او حفظ نظام آن سازمان است. ضرورت وجود كنترل به دو دليل 1) وجود خطاي موجود در پيشبينيها؛ 2) حصول اطمينان از كيفيت و كميت كالا و خدمات است (عباسزادگان و رضاييزاده، 1388، ص 80). برخي وظايف مديران، به همراه فراواني آنها بر حسب نظرات تعدادي از صاحبنظران دانش مديريت در جدول (1) ارائه شده است (مقيمي، 1385، ص 12). همانگونه كه در اين جدول 1 ملاحظه ميگردد، كنترل جزو سه وظيفه اصلي هر مدير است (همان).

جدول (1): فهرست و فراواني وظايف مدير بر حسب نظرات تعدادي از صاحبنظران دانش مديريت

ازآنجاكه مسئلهيابي از احساس نياز و درك مشكل آغاز ميشود، (علياحمدي و سعيدنهايي، 1386، ص 39)، مسئله اصلي اين مطالعه، كه از نوع توصيفي و روش جمعآوري دادههاي كتابخانه است، تبيين مؤثر موضوع نظارت و كنترل است تا به وسيله آن بتوان به يك نگرش جامع با رويكردي ايراني ـ اسلامي براي بهكارگيري كنترل در دستگاههاي اجرايي كشور دست يافت. بايد گفت: ضرورت پرداختن به اين مسئله از اهميت بالايي برخوردار است؛ زيرا تفاوت بنيادين ميان مفاهيم كنترل رايج (تأكيد بر كنترل بيروني) و با مفاهيم فرهنگ كنترل دروني در كشور ما وجود دارد. اقتباس مفاهيم نظارت و كنترل از منظر كنترل بيروني، به دليل تضاد مورد اشاره براي اجرا دركشورمان ناكارآمد خواهد بود. طبعاً رسيدن به اين رويكرد، مستلزم شناخت كامل مفهوم نظارت و تطبيق اين مفاهيم با شرايط و مقتضيات بومي ايران اسلامي است. اين پژوهش، براي ارائه پاسخ به اين سؤالات است كه چگونه نظارتي در كشورما مؤثرتر است؟ آيا تنها نظارت خارجي و وجود سازوكارهاي كنترلي از بيرون كفايت ميكند؟ آيا امكان دارد كه با به حداقل رساندن نظارتهاي بيروني، از كنترلهاي دروني فرد نيز استفاده كرد؟ يك نظام كنترل بومي در كجاي پيوستار نمودار (1) قرار دارد؟ و بالاخره، چگونه نظارتي ميتواند ارتقاء نظام سلامت اداري را در كشورمان تضمين نمايد؟

نمودار (1): پيوستار منشأ كنترل

مروري بر ادبيات تحقيق

كنترل در مديريت و اهميت آن

در مديريت، كاركردهاي برنامهريزي، سازماندهي، انگيزش و كنترل اهميت بالايي دارند (هرسي و بلانچارد، 1368، ص 14). يكي از وظايف اساسي هر مدير، نظارت و كنترل است كه بدون آن، تحقق اهداف مديريت امكانپذير نيست. هر فعاليت جمعي ناظر به هدف، مستلزم كنترل است (علاقهبند، 1387، ص 157). اهميت و ضرورت كنترل در سازمان تا آنجاست كه بدون كنترل هيچ تضميني براي دستيابي به اهداف سازماني وجود نداشته و هيچ برنامهاي بدون كنترل به درستي اجرا نميشود (زارعي متين، 1380، ص 256). از سوي ديگر، فقدان كنترلهاي لازم در سيستمهاي اداري، سبب بروز خودبزرگبيني و گرايش به اقدامهاي خارج از سيستم ميشود (هارتلي، 1384، ص323). پس نظارت، به سرنوشت هر سازمان بستگي دارد و توجه جدي، عميق و دقيق به آن الزامي است.

هرگاه يك سازمان از نظر اندازه بزرگ باشد، اعمال كنترل بهتر و بيشتر اجتنابناپذير ميشود و سازمان به يك ارزيابي و كنترل سيستماتيك از طريق نظام بازخور نياز خواهد داشت (همان، ص 445). يك كنترل مؤثر از نظر فايول چهار شرط را لازم دارد: 1. كنترل با سرعت توأم باشد؛ 2. نتايج حاصله از كنترل پيگيري شود؛ 3. نتايج حاصله از كنترل، ضمانت اجرايي داشته باشد؛ 4. كنترل، دربرگيرنده تدابير و مقرراتي باشد كه از تكرار انحرافات جلوگيري كند (زادگان و رضايي زاده، 1388، ص 81). اينگونه نظارتها، غالباً بر افراد، منابع مالي، عمليات، اطلاعات و عملكرد كل سازمان اعمال ميشود (فيضي، 1387، ص 374ـ379).

تعاريف كنترل مديريتي

از نظر لغوي، كنترل معاني متعددي دارد: بعضي از آنها عبارتند از (زارعيمتين، 1380، ص 255): نظارتكردن، تنظيمكردن، بازرسي، بازبيني، مقايسهكردن و محدودكردن. ازآنجاكه واژهاي كه دربرگيرنده مفهوم كامل كنترل باشد شناسايي نشده است، در فارسي به همان صورت، لغت كنترل استفاده ميشود (همان، ص 255). واژه كنترل در موارد مختلف به كار گرفته شده است. معني آن به مفهوم كاربردي آن بستگي دارد (حسيني و ميرزاپور، 1388، ص 9). كنترل عبارت است از: فعاليتي منظم كه ضمن آن نتايج مورد انتظار در قالب استانداردهاي انجام عمليات تعيين ميشوند، سيستم دريافت اطلاعات طراحي ميگردد، عمليات پيشبينيشده و انجامشده با هم مقايسه ميگردند، اختلافهاي و انحرافهاي مشاهدهشده ارزيابي و ميزان اهميت آنها مشخص ميشوند، و سرانجام، اصلاحات لازم براي تحقق هدفها و مأموريتهاي سازمان انجام ميگيرند (الواني، 1388، ص 120). كنترل عبارت است از: توجه به نتايج كاركرد (بازخور) و پيگيري براي مقايسه فعاليتهاي انجامشده با برنامهها و اعمال اصلاحات مقتضي در مواردي كه از انتظارات، انحرافي صورت گرفته است (هرسي و بلانچارد، 1368، ص 15). همه تعاريف نظارت را نوعي مقايسه بين آنچه هست و آنچه بايد باشد، دانستهاند (فيضي، 1387، ص 350). نويرن واينر معتقد است: كنترل چيزي نيست جز ارسال پيامهايي كه بهطور مؤثر رفتار گيرنده پيامها را تغيير ميدهد و مكنزي(Mackenzie) كنترل را مساوي با مديريت ميداند (به نقل از حسيني و ميرزاپور، 1388، ص 9).

فرايند و سطوح كنترل مديريتي

كنترل، فرايندي مستمر براي اطمينان از انطباق نتايج واقعي با برنامههاي پيش بيني شده است. كنترل هم قدم نهايي مديريت تلقي ميشود و هم قدم آغازين آن. (زادگان و رضاييزاده، 1388، ص 79). فرايند كنترل چهار مرحله دارد: تعيين استانداردها، اندازهگيري عملكرد، مقايسه عملكرد با استانداردها و اقدام اصلاحي (علاقهبند، 1387، ص 150). اين چهار مرحله اساسي در نمودار (2) ملاحظه ميگردد (همان):

 

نمودار (2): :مراحل اساسي فرايند كنترل

از سوي ديگر، كنترل ابزار كار مديران در ردهها و سطوح مختلف سازمان، از مراتب عالي تا ردههاي سرپرستي است (الواني، 1388، ص 119). فرايند كنترل در سه سطح مطرح ميشود: 1. سطح وظيفهاي؛ 2. سطح فرايندي؛ 3. سطح استـراتژيك. اين سطح خود شامل: الف. كنترل صحت مفروضات پايهاي برنامهريزي استراتژيك؛ ب. كنترل تغييرات دروني و بيروني؛ ج. كنترل صحت اجراي فرايند برنامهريزي استراتژيك؛ د. بررسي ادواري جامع استراتژيها.

انواع كنترل

انواع كنترل را ميتوان به كنترل آيندهنگر، همزمان و گذشتهنگر تقسيم نمود (الواني، 1388، ص 120ـ123). بهعبارت ديگر، كنترل از لحاظ زماني، به كنترل زمان اجرا، قبل ازآنجام كار و حين انجام كار تقسيم ميشود (حسيني و ميرزاپور، 1388، ص 9). كنترل گذشتهنگر، بر اطلاعات گذشته استوار بوده و كنترل پيشنگر، بر پيشبينيهاي آينده نظر دارد. اما وجود مكانيسم كنترل پيشنگر در نظام نظارتي، نفي كنترلهاي بازخور نبوده و اين دو مكانيسم به همراه هم نتايج بهتري را در اختيار سازمان نظارتي قرار ميدهند (الواني، 1380ص 10). نمودار (3)، يك نظام كنترل جامعتر را ارائه ميدهد (همان، 1380ص 10):

نمودار (3): نظام كنترل جامع (پيشنگر و بازخور)

كنترل از نظر حيطه نظارت، به دو دسته داخلي و خارجي تقسيم ميشود (حسيني و ميرزاپور، 1388، ص 9). نظارت داخلي، شامل جمعآوري اطلاعات دربارة عمليات واحدهاي سازماني مدير و نظارت خارجي، اطلاع از رخدادهاي مربوط به سازمان مركزي و محيط خارجي است. ميزان مناسب نظارت داخلي، بستگي به شايستگي زيردست و ماهيت كار دارد. ميزان نظارت خارجي، به ميزان وابستگي واحد كار و ميزان تغيير و آشفتگي در محيط خارجي وابسته است (يوكل، 1382، ص 145ـ146).

رهنمودهاي زير را يوكل در كتاب خود دربارة نظارت داخلي بيان شده است: (همان، ص 147ـ152). 1. شاخصهاي كليدي عملكرد واحد را شناسايي و ارزيابي كنيد؛ 2. به موازات نتايج بر متغيرهاي فرايند كليدي نيز نظارت كنيد؛ 3. پيشرفت را با در نظر گرفتن برنامه و بودجه ارزيابي كنيد؛ 4. منبع مستقل اطلاعاتي ايجاد كنيد؛ 5. عمليات را مستقيماً مشاهده كنيد؛ 6. سؤالات خاص بپرسيد؛ 7. افراد را به گزارش دادن مشكلات و اشتباهات ترغيب نماييد؛ 8. جلساتي را براي بررسي پيشرفت برگزار كنيد؛ 9. از حوادث غيرمنتظره و شكستها درس بگيريد؛ 10. بعد از فعاليتهاي اصلي، جلساتي برگزار كنيد تا درسهاي آموختهشده را ارزيابي كنيد.

همچنين وي رهنمودهاي زير را دربارة نظارت خارجي بيان كرده است: 1. جنبههاي مربوط به محيط را براي نظارت شناسايي كنيد؛ 2. بر وقايع مربوط به بخشهاي متنوع محيط نظارت كنيد؛ 3. بهطور نوبهاي ارتباط انواع مختلف اطلاعات را ارزيابي كنيد؛ 4. ديگران را در تفسير اطلاعات مربوط به محيط مشاركت دهيد؛ 5. بياموزيد ارباب رجوع و مشتريها چه چيزي نياز دارند و چه ميخواهند؛ 6. آموزههاي مربوط به محصولات و فعاليتهاي رقبا را فراگيريد؛ 7. اطلاعات محيطي را با برنامههاي راهبردي مرتبط سازيد (همان، ص 153ـ157).

همچنين انواع نظارتهاي سازماني را ميتوان در قالب اشكال زير بيان كرد: الف. نظارت بر سنجش وروديها، خروجيها، فرايندها، يا رفتار كاركنان و مديران؛ ب. نظارت بر نتايج كلي يا اقدامات ويژه؛ ج. نظارت بر سنجش عملكرد روزمره و فعاليتهاي عملياتي؛ د. ارزيابي عملكرد كل سازمان (مقيمي، 1385، ص 129).

ارتقاء سلامت نظام اداري

سلامت اداري وضعيتي است كه كليه عوامل يك سازمان، قابليت تأمين اهداف سازمان را بهطور مطلوب دارند تا انحراف هنجارهاي اداري و قانوني و موانع اهداف سازماني را در اسرع وقت شناسايي و تدابير لازم و به هنگام را براي رفع آنها لحاظ نمايد. براساس برنامه ارتقاء سلامت نظام اداري و مقابله با فساد، مصوب هيئت وزيران در سال 1382، ارتقاء سلامت نظام اداري از راههاي زير تحقق مييابد: 1. شفافسازي انجام امور و فعاليتها و افزايش پاسخگويي؛ 2. افزايش رضايتمندي خدمتگيرندگان و احقاق حقوق و احترام به ارباب رجوع؛ 3. برقراري نظام شايستهسالاري در انتخابها و انتصابها؛ 4. بهبود فرهنگ عمومي و تقويت نظارت مردمي؛ 5. بهبود فرهنگ سازماني و تقويت ارزشهاي ديني و اخلاقي در رفتار سازماني و شغلي كاركنان؛ 6. تقويت مشاركت و فعاليت بخشهاي غيردولتي با رفع موانع انحصاري در فعاليتهاي اقتصادي، اجرايي و توسعهاي كشور؛ 7. تدوين نظام حقوقي مؤثر براي پيشگيري و مبارزه با فساد و افزايش سلامت در اتخاذ تصميمات، اقدامات و فعاليتهاي سازمانهاي دولتي و عمومي (برنامه ارتقاء سلامت نظام اداري، 1382، ص 2).

همانگونه كه ملاحظه ميشود، پيادهسازي اين روشها با بهكارگيري نظام كارآمد نظارتي و كنترلي تحقق مييابد.

ويژگيهاي نظام كارآمد نظارتي

نظام كنترل مديريت شامل مجموعه روشها، دستورالعملها، فرايندها و اصول و ضوابطي است كه مديريت براي كنترل سازمان بهكار ميگيرد. اصولاً نظامهايهاي كنترل بايد با توجه به مقتضيات سازمان طراحي شده و در هر مورد ويژگيهاي مربوط به آن را دارا باشند. مشخصات سيستم كنترل مؤثر ميتواند شامل موارد زير باشد: 1. كنترل بايد اقتصادي باشد، بهطوريكه نتايج آن بر هزينههاي آن فزوني يابد؛ 2. در اعمال كنترلها نبايد افراط و تفريط شود؛ 3. كنترلها بايد در نقاط حساس و كليدي باشند؛ 4. كنترلها بايد متناسب با برنامه و فعاليتها تنظيم شوند؛ 5. سيستم كنترل بايد به نحوي طراحي شود كه اطلاعات و نتايج كنترل در سريعترين زمان ممكن در اختيار مسئولان قرار گيرد؛ 6. كنترل بايد عينيت داشته باشد و صرفاً براساس ذهنيات و نظرات اشخاص نباشد؛ 7. كنترلها بايد واقعبينانه باشند؛ 8. سيستم كنترل بايد انعطاف لازم را داشته باشد؛ 9. كنترل بايد به دنبال اصلاح باشد، نه تنبيه و مجازات؛ 10. سيستم كنترل بايد با فرهنگ سازمان تناسب داشته باشد؛ 11. كنترل نبايد فقط بر نقاط ضعف تأكيد ورزد و بايد نقاط قوت را نيز در نظر گيرد؛ 12. مسئولان و متوليان امر كنترل بايد واجد صلاحيت باشند؛ 13. سيستم كنترل بايد دقيقاً مشخص سازد كه نتايج كنترل در اختيار چه كساني قرار گيرد (الواني، 1388، ص 132ـ133). همچنين الواني ويژگيهاي نظام كارآمد نظارتي را به شرح زير برشمردهاند: 1. نظارت اصلاحگر؛ 2. نظارت مثبتنگر؛ 3. نظارت پيشنگر؛ 4. نظارت عينيتگرا؛ 5. نظارت سازمانگرا؛ 6. نظارتواقعگرا؛ 7. نظارت كارا و غايتنگر؛ 8. نظارت كلگرا؛ 9. نظارت مشتريگرا؛ 10. نظارت نامتمركز و 11. نظارت فرهنگمدار (الواني، 1380، ص 1).

نقدي بر كنترل

شرط اساسي تحقق اهداف يك سازمان، نظارت و بازرسي دقيق است. اما وجود نظارتهاي سطحي در سازمانها، كه اغلب رايج است، دو آسيب زير را در پي دارد كه هيچ كدام از آنها، در بلندمدت به صلاح سازمان نيست؛ 1. مسير براي اقدامهاي خلاف هموار ميشود؛ 2. شايعه ميشود كه شركت خود در خلافهاي آتي همكاري دارد (هارتلي، 1384، ص 332). ازاينرو، چنانچه از جديت و دقت كنترلها كاسته شود، قطعا اثربخشي خود را از دست خواهد داد.

در دهههاي اخير، انتقادهاي فزايندهاي از روش كنترل مديريتي سنتي، به علت تمركز بسيار روي شاخصهاي مالي صورت گرفته است. برخي از اين انتقادها عبارتند از: 1. اطلاعات نادرست و گمراهكنندهاي كه مربوط به نتايج فعاليتهاي گذشته و نسبتهاي مالي است، براي تصميمگيري فراهم ميكند؛ 2. در لحاظ كردن استراتژيهاي امروز سازمان و شاخصهاي غيرمحسوس ناتوان است؛ 3. انديشة كوتاهمدت و بهينهسازي جزئي را تشويق ميكند و توازن بين اهداف كوتاهمدت و بلندمدت را تأمين نميكند؛ 4. در حسابداري مالي، اطلاعات صحيح و منصفانهاي ارائه نميكند؛ 5. اطلاعات گمراهكنندهاي براي تخصيص هزينه و سرمايهگذاري فراهم ميكند؛ 6. اطلاعات مختصري به كاركنان ارائه ميدهد.

بنابراين، امروزه كنترل سنتي پاسخگو نميباشد؛ چراكه اگر استراتژي سازمان بر مبناي كنترل كاركنان و فرايندها، بهعنوان ابزار ايجاد رضايت مشتري بنا شود، با ديدگاه كنترل سنتي سازگار نيست (بازيار، 1381، ص 76ـ78).

امروزه در سازمانهاي هزاره سوم، سعي ميشود تا كنترلي معتدل ايجاد گردد، چراكه سازمانهاي موفق بهطور فزاينده از طريق كاستن ميزان كنترل و افزودن بر حجم يادگيري مزاياي رقابتي خود را بيشتر ميكنند (خاكي، 1377، ص 17).

انتقادي ديگر كه بر كنترل وارد است، نسبت به كاهش خلاقيت و نوآوري در سازمانهاست، بهطوريكه مسئلة بنيادين مديران چگونگي كنترل مناسب در سازمانهاي امروزي است كه طالب انعطافپذيري، نوآوري و خلاقيت هستند (سيمونز، 1995، ص 80ـ81). همچنين با تشديد كنترل، تضاد ميان مدير و كارمند افزايش مييابد (رضاييان، 1384، ص 441).

علاوه بر اين، بايد گفت: براساس برخي نظرات، پارادايم نوين در مفهوم كنترل سازماني، گذر از موازين كنترل بيروني، ابزاري و مستقيم افراد و رسيدن بر نظام مبتني بر استقلال و خودكنترلي است (عباسپور، 1380).

بيشتر رويكردهاي سنتي كنترل رفتار، بر كنترل بيروني متمركز هستند. براي مثال، تاننبام (Tannenbaum) (1962، ص 238)، كنترل را بهعنوان هر نوع فرايندي كه در خلال آن، يك فرد (گروهي از افراد و يا سازمان)، آگاهانه و با توجه به سنجش عمل فرد (گروه يا سازمان) ديگري اقدام بنمايد توصيف كرده است. ولاولر(Lawler) (1976، ص 1384)، كنترل را هدايت و جهتدهي، متأثر نمودن يا سنجش رفتار افراد ديگر تعريف نموده است. ولي بايد توجه داشت كه اين روشهاي قانونمند، جنبة بيروني دارد و گذشت زمان نشان داده است كه در بلندمدت كارآمد نخواهد بود (اميري، 1383).

بهطوركلي، اين انتقادها سبب ميشود كه به دنبال رويكردي جديد در حوزه كنترل باشيم. بخصوص اينكه در كشور ايران، كه يك جامعه اسلامي است، بايد نظامهاي كنترلي آن نيز با فرهنگ و نظام حاكم بر آن، كه مديريت ارزشي، ديني و با اهداف خدامحوري و مراقبت دروني است، هماهنگي داشته باشد.

تفاوت نظام مديريت ارزشي اسلام، با ساير مكاتب عبارت است: الف. در مديريت غربي، هدف رسيدن به سود و منفعت فردي و سازماني است. درحاليكه در مديريت اسلامي، هدف قرب الهي است؛ ب. مدير مسلمان به شغل خويش بهعنوان يك تكليف و مسئوليت نگاه ميكند و خود را در محضر خدا پاسخگو ميداند. ج. در نظام ارزشي اسلام، سود هدف اول نيست، پس به اندازه كفايت و با رعايت اصل عدالت تحصيل ميگردد. د. در روش بهدست آوردن سود، عدم مغايرت اين روشها با مصالح عمومي و ساير موازيني كه مشروعيت دارند، شرط است. ه‍. در ديدگاه نظام ارزشي، چون هدف و غايت اصلي كمال و رشد الهي انسان است، مديريت و تمام اصول برنامهريزي به سوي تحقق اين هدف جهتگيري ميشود (فروزنده و جوكار، 1387، ص 10)؛ زيرا هدف از اين پژوهش دستيابي به رويكردهاي ايراني – اسلامي در مباني كنترل است.

كنترل و نظارت در اسلام

در منابع و آموزههاي ديني، دستورات صريح و روشني در مورد نظارت وجود دارد، مديران مسلمان به داشتن يك نظام كامل، جدّي و عادلانه براي كنترل بر سازمان سفارش شدهاند. نظام كنترلي، كه ميتوان از منابع ديني استخراج كرد، نظامي جامع، كامل، عادلانه و منحصر به فرد است. اين نظام داراي بخشهاي نظارتي زير است: نظارت خداوند متعال (نظارت الهي)؛ نظارت فرد بر اعمال خود (خودكنترلي)؛ نظارت عمومي (نظارت همگاني). نظارت سازماني، در دو بخش: الف. نظارت آشكار و رسمي، بهصورت مستقيم يا غيرمستقيم. ب. نظارت مخفي و پنهاني (خدمتي، 1379) از نظر اسلام، مهمترين دستگاههايي كه در كار انسان نظارت ميكنند، عبارتند از:

1. نظارت الهي؛ الف) رقيب و عقيد ب) پيامبران، امامان و مؤمنان ج) امام زمان 2. فرشتگان؛ 3. اعضاي بدن انسان؛ 4. زمان و مكان؛ 5. نفس لوامه (فروزنده، 1385، ص 72ـ75). و محققي ديگر، مراجع كنترل و نظارت از ديدگاه مديريت اسلامي را چهار مورد برشمرده است: 1.خدا؛ 2. وجدان؛ 3. نظارت همگاني مردم؛ 4. مدير. (وليخاني، 13، ص 64). همچنين نظارت اسلامي را چهار نوع بر شمردهاند: 1. مستقيم؛ 2. غيرمستقيم؛ 3. همگاني و 4. خودكنترلي (فروزنده، 1385). بهطور كلي، در مكتب اسلام، نظارت فرد بر خود، بهعنوان نظارت دروني و خودسازي فردي بسيار تأكيد شده است. (بختيارزاده، 1386)

همانگونه كه ملاحظه شد، در دين مقدس اسلام بخش اعظمي از كنترلها به خود انسان و درون فرد واگذار شده و بر حركت از آفاق به انفس تأكيد شده است.

اصول بنيادين حاكم بر نظارت از ديدگاه اسلام

نظارت در نظام ارزشي اسلام، نظاممند و همهجانبه است. علاوه بر اينكه، فرد وظيفه دارد بهصورت خودكنترل، وظايف و تكاليف را انجام دهد، نظام هستي بهگونهاي است كه فرد از ابعاد مختلف و براساس اعتقادات و باور خود، مورد نظارت قرار ميگيرد، هشت اصلي كه اين نظارت همهجانبه را تشكيل ميدهد، عبارتند از: 1. اصل حضور و شهود؛ 2. اصل امر به معروف و نهي از منكر؛ 3. اصل نظم؛ 4. اصل رعايت حسن اخلاق؛ 5. اصل عدالت در كنترل؛ 6. اصل تعريف معيار، استاندارد و ضابطه براي كنترل؛ 7. اصل هوشياري و زيركي دريافت و ارزيابي؛ 8. اصل پيشگيري (علي احمدي و مولايي، 1383، ص 5). در اسلام زمينههاي اعتقادي بهگونهاي است كه فرد مسلمان و متقي خود را همواره كنترل نموده و بدون آنكه به كنترلهاي اين جهان بينديشد، خود را متوجه كنترلهاي عاقبت كار و آن جهاني ميداند. ازاينرو، اصل خودكنترلي يكي از اصول مهم نظارت از ديدگاه اسلام است. به انسان مسلمان توصيه ميشود كه همواره بر اعمال و رفتار خود نظارت داشته باشد. پيش از اينكه عملكردش مورد ارزيابي و سنجش ديگران قرار گيرد، خود عملكرد و رفتار خود را مورد ارزيابي و حسابرسي قرار دهد. چنين انساني بدون وجود سازوكارهاي كنترلي از سوي ديگران، خودكنترل بوده و مجهز به يك دستگاه كنترل دروني مبتني بر اعتقاد عقل، فطرت، وجدان و ضمير روشن است كه او را به سوي عمل درست رهنمون كند.

خودكنترلي جايگزيني براي ديگركنترلي

يكي از انواع روشهاي مهم كنترل در مديريت و فرهنگ بومي كشورما، خودكنترلي است. خودكنترلي، ايجاد حالتي درون فرد است كه بدون كنترل يك عامل خارجي، او را به انجام وظايفش متمايل سازد (فروزنده، 1385). هرگاه عامل كنترلكننده از خارج به داخل انسان منتقل گردد، بهطوريكه شخص با اختيار و آگاهي به ارزيابي و اصلاح عملكرد خود در قالب استانداردهاي مشخص و در جهت اهداف مطلوب بپردازد، خودكنترلي تحقق يافته است (سجادي، 1385). البته افراد تا حدي ميتوانند رفتار خود را كنترل كنند كه بر حمايتهاي شناختي و ادارة تبعات و حالات محيطي مربوط متكي باشند (رضاييان، 1384، ص82). هفت اثر و علامت ناشي از خودكنترلي در فرد را به شرح زير برشمردهاند: 1. مقيد به اطاعت از خدا؛ 2. خضوع و فروتني؛ 3. عشق به عبادت؛ 4. آرامش و اطمينان؛ 5. توجه خدا به بنده؛ 6. داشتن روحيه جهاد و تلاش؛ 7. احسان و خدمت به مردم (فروزنده، 1385).

اصولاً مديريت پيش از آنكه مديريت جمعي باشد، مديريت فردي است (عاصميپور، 1387، ص 4). تيلور معتقد است كه معمولاً هيچ كس به اندازه خود فرد، از جزئيات و كم و كيف كار خويش آگاه نيست (سعادت، 1386، ص 226). مورتي بيان ميدارد كه امروزه با پيچيدگي مديريت، تحولي در معيارهاي سنجش كنترلهاي استراتژيك ايجاد شده است. اين معيارها، چنانچه قبلاً براساس چشمانداز بود، اما امروزه براساس سازگاري، انطباق و خودسازي است. در معيارهاي جديد كنترل در شرايطي باز و نامحدود به جاي دستور و كنترل، بهصورت خودكنترلي و خودسازي مطرح است (مورتي، 1389، ص 162).

نكته ديگر در خودكنترلي، وجود پايبندي دروني و بيروني به صورت همزمان است؛ صورتي از آن در شكل خودكنترلي ظهور ميكند و صورت ديگر آن، به وسيلة مقررات و استانداردها و به شكل كنترل بيروني. هر سيستمي كنترل و نظارت خود را با پايبندي سيستمهاي فرعي خـــويش تثبيت ميكند كه همان اجزا و افراد آن هستند (جوكار، 1383).

اگرچه هر فرد در كارهاي خود به دليل مختار بودن، توان كنترل خود را دارد، اما چون اين فرايند در خلأ صورت نميگيرد و در عمل، متأثر از عوامل بيروني متفاوتي است، ميتوان آنها را به عوامل نزديك و دور تقسيم نمود (اميري، 1383). چنانچه كنترل او بر رفتار خويش و بهعنوان خودكنترلي در كوتاهمدت و بلندمدت تقسيم شود، ميتوان عوامل بيرون از فرد و مؤثر بر خودكنترلي را به عوامل درون سازماني و عوامل بيرون سازماني (يا عوامل محيطي و يا خارجي) مؤثر بر خودكنترلي، دستهبندي كرد. اين دستهبندي در نمودار (4) ملاحظه ميگردد (اميري، 1383):

نمودار (4): خودكنترلي همراه با عوامل زمينهاي درون سازماني و برون سازماني مربوط

هدفي كه در خودكنترلي دنبال ميشود، ايجاد حالتي در درون فرد است كه او را بدون اعمال نظارت خارجي به انجام درست وظايف و مسئوليتهايش متمايل ميسازد. در جامعه ما، به علت وجود زمينههاي مساعد و مطلوب خودكنترلي از نظر اعتقادي، بهترين بستر رشد براي تحقق اين مهم وجود دارد. از سوي ديگر با رشد و تكامل نظريههاي مديريت، و نقد كنترل سنتي، موضوع خودكنترلي جايگاه و اهميت ويژهاي يافته است (ايران نژاد پاريزي، 1378، ص 153). در سازمانهاي ما نيز بايد مديران تلاش كنند تا با هدايت و ارشاد افراد آنان را به سوي خودكنترلي سوق دهند و با كار فرهنگي لزوم نظارتهاي بيروني را به حداقل ممكن كاهش دهند. بيگمان سازمانهاي نظارتي نيز بايد با جهتگيريهاي عملي مناسب به اين تلاش كمك كرده و با الگوسازي، خودكنترلي را جايگزين ديگركنترلي سازند (الواني، 1388، ص 137).

نتيجهگيري

در اين مقاله بررسي جامعي از مفاهيم نظارت از كنترل بيروني تا كنترل دروني صورت گرفت، تا بهترين رويكرد كه با فرهنگ شركتهاي اجرايي كشور اسلامي ايران مطابقت و سازگاري دارد، شناسايي و بر آن تأكيد گردد. ازاينرو، مفاهيم جاري حاكم كنترل در جهان نشأت گرفته از مباني كنترل بيروني است و نياز به بوميسازي براي بهكارگيري در كشورمان دارد؛ چراكه سوي ديگر پيوستار منشأ كنترل، كنترل دروني است كه زمينههاي اعتقادي در كشورمان بهترين بستر را براي آن فراهم ميآورد.

در اين مطالعه توصيفي، مفاهيم نظارت در مديريت رايج جهاني با مديريت اسلامي مورد بررسي قرار گرفت و اين نتيجه رهنمون شديم كه نظارتي در كشور ما مؤثرتر است كه نهتنها نظارت خارجي و وجود سازوكارهاي كنترلي از بيرون در آن مدنظر باشد، بلكه با به حداقل رساندن نظارتهاي بيروني، از كنترلهاي دروني فرد نيز استفاده گردد و نظارتي ميتواند ارتقاء نظام سلامت اداري را در كشور ما تضمين نمايد كه بر مبناي خودكنترلي در مديريت ايراني ـ اسلامي مبتني باشد. خودكنترلي بهمعناي مراقبتي دروني، كه براساس آن وظايف محولشده، انجام و رفتارهاي ناهنجار و غيرقانوني ترك ميشود، اين نتايج با تحليلهاي انجامشده كه نشان ميدهد، اثربخشي بالاتر سازمانها، زماني ممكن است كه درك بالاتري نسبت به فرآيندهاي كنترل فردي و تلفيق مناسب آنها با خودكنترلي، همراه با روشهاي خارجي ميسر باشد (اميري، 1383)، همسويي دارد.

در حقيقت خودكنترلي رويكردي است كه ريشه در فرهنگ بومي و ايراني ـ اسلامي دارد. بر طبق توصيههاي ديني مبني بر حاسبوا قبل ان تحاسبوا و يا موتوا قبل ان تموتو انسان موظف است قبل از هركس، خودش به اعمال و رفتارش نظارت اساسي و عملي داشته باشد تا بتواند براساس شاخصهاي ديني رفتار خود را كنترل و اصلاح نمايد. اين فرد، خود را در مقابل خداي خود مسئول ميپندارد، نه در مقابل رئيس و سازمان خود و كنترلهاي اينجهاني و بر اين پايه است كه فرد ميتواند خودكنترل شود.

براي شكوفايي و استفاده از خودكنترلي در شركتهاي اجرايي كشور ما، بايد بسترهاي مناسب فراهم شود تا خودكنترلي نهادينه گردد. مواردي از قبيل: 1. لزوم شناخت عقايد اسلامي و ايمان به آن براي هر مسلمان؛ 2. بهكارگيري قرآن و نقش تذكري آن براي انسان؛ 3. بهكارگيري كلام و سيرة معصومان‰ و ارشادات و ادعية ايشان؛ 4. انجام عبادات اسلامي و بهرهمندي از نقش آن در ايجاد خودكنترلي؛ 5. هماهنگ بودن هدفهاي فرد و مدير (سجادي، 1385). همچنين ساير تمهيدات عبارتند از: 1. ايمان به خدا و اعتقادات مذهبي؛ 2. توجه به شخصيت و حرمت انسان؛ 3. امر به معروف و نهي از منكر، براساس آموزههاي ديني؛ 4. دادن انگيزه و تشويق افراد خودكنترل؛ 5. حس تعلق و وفاداري به ارزشهاي انساني (مطهري، 1391، ص 58). ازجمله مهمترين بسر توسعه و بسط نظام خودكنترلي در سازمان است.

پيشنهادهايي به مديران و پژوهشگران

ـ به مديران ارشد در شركتهاي اجرايي كشورمان پيشنهاد ميشود تا با ايجاد تمهيدات و بسترهاي لازم سازماني براي استفاده از كنترل دروني و بيروني، بهصورت توأمان به وظايف خود عمل كنند. مديران جامعه اسلامي بايد زمينههاي اعتقادي كاركنان را تقويت نمايند تا آنها به خودكنترلي برسند و حقيقتاً خداوند را ناظر بر اعمال و رفتار خود احساس نمايند. اين روند، منجر به دستيابي به نظام نظارتي برتري خواهد شد و مديران خواهند توانست، ضمن ارتقاي سلامت نظام اداري، به اهداف بلندمدت سازمان خود نيز دست يابند.

در پايان، براي آيندهپژوهي به محققان ايراني پيشنهاد ميشود تا با شناخت عوامل و سنجههايي براي خودكنترلي به مدلي بومي براي نظارت تلفيقي (دروني ـ بيروني) در كشور دست يابند. برخي از متغيرهاي حاصل از اين تحقيق را ميتوان: استقبال كاركنان از فعاليتها براي رضاي خداوند، تشويق كاركنان به پذيرش مسئوليت و خودكنترلي، رضايت كاركنان از مسئوليت و اختيارات، افزايش تقوا و معنويت در كاركنان، الگو بودن واقعي مديران در خودكنترلي، وجود پايبندي دروني در افراد و در نهايت، خود ارزيابيهاي بلندمدت و كوتاهمدت برشمرد. استفاده از اين مؤلفههاي خودكنترلي، در كنار متغيرهاي كنترل بيروني، پژوهشگران را در دستيابي به مدلي در حوزه نظارت و سرانجام، آزمون مدل در دستگاههاي اجرايي كشور رهنمون خواهد ساخت.


 

منابع

الواني، سيدمهدي(1388)، مديريت عمومي، تهران، سمت.

ـــــ (1380)، ويژگيهاي نظام كارآمد نظارتي، تهران، دومين همايش علمي و پژوهشي نظارت و بازرسي.

اميري، علينقي(1383)، نگاهي جامع به خودكنترلي در سازمان، فرهنگ مديريت، سال دوم، ش 7، ص153-204.

بازيار، افشار (1381)، تحليل و بهبود شبكه جامع تصميم گيري در صنايع صنام، دانشگاه علم و صنعت ايران، تهران، پايان نامه كارشناسي ارشد مهندسي صنايع.

بختيارزاده، محمدجواد(1386)، نظارت و كنترل و مراحل آن در مديريت، نخل شهداد (مديريت دراسلام)، ش 6، ص 5-8.

برنامه ارتقاء سلامت نظام اداري و مقابله با فساد (1382)، مصوبه هيئت وزيران به شماره 37995ت /28617/ه مورخ 20/12/1382 .

حسيني، سيدعباس؛ و ميرزاپور حامد(1385)، كاربردهاي سيستمهاي كنترل كيفيت، تهران، سمت.

جوكار افشار، ولي(1383)، كنترل پايبندي، تدبير، ش 143، ص76-77، .

خاكي، غلامرضا(1377)، آشنايي با مديريت بهرهوري (با تجزيه و تحليل آن در سازمان)، تهران، كانون فرهنگي انتشاراتي سايهنما.

خدمتي، ابوطالب(1379)، انواع كنترل و نظارت در مديريت اسلامي، نشريه حوزه و دانشگاه، شماره 23، ص 105-118.

رضاييان، علي (1384)، مباني مديريت رفتار سازماني، تهران، سمت.

زارعي متين، حسن (1380)، مباني سازمان و مديريت (رويكرد اقتضايي)، تهران، دانشگاه تهران.

سجادي، سيدعلي(1385)، خودكنترلي در نظام كنترل و نظارت اسلامي (با نگاهي بر جايگاه خودكنترلي در نظريههاي مديريت)، انديشة صادق، ش 23، ص 3-16.

عاصميپور، محمدجواد(1387)، مديريت پروژه، تهران، سمت.

عباسپور، عباس(1380)، از كنترل بيروني تا خودكنترلي، پيام مديريت، سال اول، ش 1، ص 87-112.

عباسزادگان، سيد محمد و مرتضي رضاييزاده، (1388)، موردكاوي براي كاركردهاي اصلي مديريت، تهران، شركت سهامي انتشار.

علاقهبند، علي (1387)، مديريت عمومي، تهران، روان.

علي احمدي، عليرضا و وحيد؛ سعيد نهايي، (1386)، توصيفي جامع از روشهاي تحقيق، تهران، توليد دانش.

علي احمدي؛كاظمي؛مولايي(1383)، نقش ارزشهاي اسلامي در فرايند نظارت و كنترل، تهران، توليد دانش.

فروزنده، لطف الله (1385)، نظارت و كنترل در مديريت اسلامي، مجلس و پژوهش، سال سيزدهم، ش 53.

فروزنده دهكردي، لطفالله و علي اكبر جوكار(1387)، مديريت اسلامي و الگوهاي آن، تهران، دانشگاه پيام نور.

فيضي، طاهره (1387)، مباني سازمان و مديريت، تهران، دانشگاه پيام نور.

مطهري، عبدالهادي (1391)، طراحي و تبيين مدلي براي كنترل استراتژيك در شركتهاي اجرايي با مطالعه موردي شركت آبفاي قم، پايان نامه كارشناسي ارشد مديريت اجرايي(استراتژيك)،دانشگاه پيام نور مركز ساوه،.

مقيمي، سيدمحمد (1385)، مباحث ويژه مديريت دولتي، تهران، سمت.

مورتي، كريس(1389)، چالشهاي مديريت در هزاره سوم ،ترجمه مهدي ايراننژاد پاريزي و عادلهسادات احمد پو، تهران، مديران.

هارتلي، روبرت اف (1384)، اشتباهات و موفقيتهاي مديريت، ترجمه مرتضي شاني، تهران، سازمان مديريت صنعتي.

هرسي، پال و كنت بلانچارد، (1368)، مديريت رفتار سازماني (كاربرد منابع انساني)، ترجمه علي علاقهبند، تهران، امير كبير.

يوكل، گري(1382)، مديريت و رهبري در سازمانها، ترجمة محمد ازگلي و قاسم قنبري، تهران، دانشگاه امام حسين†.

Lawler, e.e. (1976) "Control system in organizations." Pp 1247-1291 in M.D Dunnette (ed.) Handbook of industrial and organizational psychology. Chicago: Rand –McNally college publishing.

Simons, Robert (1995), Control in Age of Empowerment, Harvard Business Review, March- April, 1995, p.80-88 .

Tannenbaum (1962) " Control in organization: individual adjustment and organizational performance ". Admin. Sci. Q. 1: 236-257.